组管理与组共享对象

一、功能介绍

管理员可以按部门或项目创建组，统一维护组成员，并将某个成员的信封共享给组，方便组内成员查看和管理相关信封。

例如，创建“法务组”并添加相关成员后，可将业务人员的信封共享给该组，无需逐人配置。后续人员调整时，维护组成员即可。

二、创建和管理组

1. 创建组

1. 登录 Nota Sign 工作台，进入【管理】→【组管理】。
2. 点击右上角【创建组】。

1. 输入组名称，可按需填写组描述。
2. 点击【创建】。

说明：组名称必填，最多 40 个字符，且不能与当前工作空间内的其他组重名；组描述选填，最多 200 个字符。

2. 添加和移除组成员

1. 在组列表中，点击目标组右侧的【成员管理】。

1. 点击【添加组成员】，按姓名或邮箱搜索成员。

1. 勾选需要加入的成员，点击【确认】。

1. 如需移除成员，点击该成员右侧的【移除成员】，确认后即可移出本组。

说明：管理员也可以在【成员管理】中新增成员时，通过【组】字段选择一个或多个普通组。

3. 编辑和删除组

在组列表中，点击右侧【更多】，会出现下拉框，包含【编辑】和【删除】。

• 编辑组：点击【编辑】，修改组名称或组描述后，点击【保存】。

• 删除组：需要先移除组内全部成员才能进行删除操作。点击【删除】，核对提示后点击【确定删除】。

注意：删除组后，该组作为共享对象的共享授权记录将被清除，信封和成员账号不受影响。

4. 查看系统内置组

系统自动维护以下两个内置组：

• everyone：包含当前工作空间的全部成员。
• admin：包含当前工作空间中角色为 Admin 的成员。

管理员可点击【成员管理】查看内置组成员，但不能编辑、删除内置组或手动添加、移除其成员。

三、将成员的信封共享给组

1. 选择共享对象

1. 进入【管理】→【成员管理】。
2. 找到需要共享信封的成员，点击其操作栏中的【…】→【共享管理】。

1. 点击【成员共享的】页签，点击【新增共享】。

1. 点击【选择成员】，选择共享对象。

1. 在选择共享对象页面中切换至【组】页签，搜索并勾选一个或多个组，点击【确定】。

说明：可选择当前工作空间内的普通组及内置组；该成员已共享的组不会重复显示。

1. 设置访问权限：
   • 【仅查看】：可以查看信封列表和详情、下载信封及查看历史记录。
   • 【查看并管理】：还可以根据信封状态执行更正、催办和撤销。
2. 选择【长期有效】，或通过【有效期至】设置截止日期。
3. 核对所选组、访问权限及有效期，点击【确认共享】。

共享成功后，组内成员可在签署列表的【查看范围】中选择共享方成员，按配置的权限访问其共享信封。

2. 编辑和撤销共享

在【成员共享的】列表中，可对共享记录做【编辑】【撤销】操作：

• 点击【编辑】，调整访问权限或有效期后点击【保存】。共享对象不可修改，如需更换组，请先撤销后重新配置。

• 点击【…】->【撤销】，确认后取消该组的共享授权。

四、注意事项

• 创建组、维护组成员及配置共享，需具备相应管理权限。
• 成员加入组后，立即获得通过该组授予的共享访问权限；移出组后立即失去该权限，通过其他方式获得的权限不受影响。
• 共享仅包含信封，不包含草稿、模板、电子印章、图章或文件夹。共享操作不会改变信封参与方，被授权成员也不能代替他人签署或审批。
• 本功能支持将某个成员的信封共享给组，不支持将组内所有成员的信封统一共享给其他成员。