組管理與組共享對象

一、功能介紹

管理員可以按部門或專案建立組，統一管理組成員，並將某個成員的信封共享給組，方便組內成員查看和管理相關信封。

例如，建立「法務組」並新增相關成員後，可將業務人員的信封共享給該組，無需逐人設定。後續人員調整時，調整組成員即可。

二、建立和管理組

1. 建立組

1. 登入 Nota Sign 工作台，進入【管理】→【組管理】。
2. 點擊右上角【建立組】。

1. 輸入組名稱，可按需填寫組描述。
2. 點擊【建立】。

說明：組名稱必填，最多 40 個字元，且不能與目前工作空間內的其他組重名；組描述選填，最多 200 個字元。

2. 新增和移除組成員

1. 在組清單中，點擊目標組右側的【成員管理】。

1. 點擊【新增組成員】，按姓名或電子郵件地址搜尋成員。

1. 勾選需要加入的成員，點擊【確認】。

1. 如需移除成員，點擊該成員右側的【移除成員】，確認後即可移出本組。

說明：管理員也可以在【成員管理】中新增成員時，透過【組】欄位選擇一個或多個一般組。

3. 編輯和刪除組

在組清單中，點擊目標組右側的【更多】，開啟包含【編輯】和【刪除】的下拉選單。

• 編輯組：點擊【編輯】，修改組名稱或組描述後，點擊【儲存】。

• 刪除組：需先移除組內全部成員。點擊【刪除】，核對提示後點擊【確定刪除】。

注意：刪除組後，該組作為共享對象的共享授權記錄將被清除，信封和成員帳號不受影響。

4. 查看系統內建組

系統自動管理以下兩個內建組：

• everyone：包含目前工作空間的全部成員。
• admin：包含目前工作空間中角色為 Admin 的成員。

管理員可點擊【成員管理】查看內建組成員，但不能編輯、刪除內建組或手動新增、移除其成員。

三、將成員的信封共享給組

1. 選擇共享對象

1. 進入【管理】→【成員管理】。
2. 找到需要共享信封的成員，點擊其操作欄中的【…】→【共享管理】。

1. 點擊【成員共享的】頁籤，點擊【新增共享】。

1. 點擊【選擇成員】，選擇共享對象。

1. 在選擇共享對象視窗中切換至【組】頁籤，搜尋並勾選一個或多個組，點擊【確定】。

說明：可選擇目前工作空間內的一般組及內建組；該成員已共享的組不會重複顯示。

1. 設定存取權限：
   • 【僅查看】：可以查看信封清單和詳情、下載信封及查看歷史記錄。
   • 【查看並管理】：還可以根據信封狀態執行更正、提醒和撤銷。
2. 選擇【長期有效】，或透過【有效期至】設定截止日期。
3. 核對所選組、存取權限及有效期，點擊【確認共享】。

共享成功後，組內成員可在簽署清單的【查看範圍】中選擇提供共享的成員，按設定的權限存取其共享信封。

2. 編輯和撤銷共享

在【成員共享的】清單中，可編輯或撤銷共享記錄：

• 點擊【編輯】，調整存取權限或有效期後，點擊【儲存】。共享對象不可修改，如需更換組，請先撤銷後重新設定。

• 點擊【…】→【撤銷】，確認後取消該組的共享授權。

四、注意事項

• 建立組、管理組成員及設定共享，需具備相應管理權限。
• 成員加入組後，立即獲得透過該組授予的共享存取權限；移出組後立即失去該權限，透過其他方式獲得的權限不受影響。
• 共享僅包含信封，不包含草稿、範本、電子印章、圖章或資料夾。共享操作不會改變信封參與方，被授權成員也不能代替他人簽署或審批。
• 本功能支援將某個成員的信封共享給組，不支援將組內所有成員的信封一次共享給其他成員。