自定义发件人

自定义发件人

一、功能介绍

自定义发件人支持使用发起成员的账号邮箱发送签署通知，方便收件人识别发送方。

例如，公司完成 example.com 的域名验证并为工作空间启用功能后，使用 alice@example.com 账号发起签署的成员，可通过该邮箱地址发送首次签署通知和催签通知。

二、开通前准备

• 需要工作空间已订阅有效的 Nota Sign 专业版。
• 准备需要开通的企业邮箱域名，例如 example.com。发起成员的账号邮箱域名需与该域名一致。
• 确认可以登录该域名的管理后台并添加 DNS 记录；如无操作权限，请联系企业 IT 或域名管理员协助。

说明：域名是邮箱地址中 @ 后面的部分。添加域名时，请填写 example.com，不要填写完整邮箱地址。

三、开通自定义发件人

1. 添加或选择域名

1. 登录 Nota Sign 工作台，点击右上角头像，打开下拉框，点击【全局设置】

1. 进入【全局设置】→【域名】。
2. 如需添加新域名，点击右上角【添加域名】。

1. 输入【域名地址】，点击【认领】。

说明：点击【认领】只是提交域名，仍需完成下方的 DNS 配置和验证。

1. 在展开的“选择要开通的功能”区域中，切换至【自定义发件人】页签。

如果域名已在列表中，无需重复添加。点击该域名右侧的【管理设置】，进入【自定义发件人】页签；如已开通，可直接配置工作空间开关。

2. 配置 DNS 并验证

1. 在【自定义发件人】页签中，查看平台提供的 3 条 DKIM 记录。

1. 登录企业域名的管理后台，进入对应域名的 DNS 解析设置。
2. 按 Nota Sign 页面显示的信息，逐条添加记录：

1. 添加完成后，返回 Nota Sign，点击【验证并开通】。

注意：3 条记录均需添加。请复制自己页面中的记录，不要使用教程截图中的示例。 如未通过验证，请核对记录是否填写正确、是否生效，再重新验证。

3. 为工作空间启用功能

1. 验证通过后，进入该域名的【管理设置】→【自定义发件人】。
2. 在工作空间列表中，找到需要使用该功能的空间，开启对应的【开通开关】。

说明：域名开通后，工作空间开关默认关闭，请按需开启。各工作空间独立设置，不会互相影响；开关修改后自动保存。

四、检查发送效果

1. 使用邮箱域名匹配的成员账号，进入已启用功能的工作空间。
2. 创建并发送一份测试信封。
3. 在收件邮箱中打开签署通知，查看邮件详情中的发件地址是否为该成员的账号邮箱。

例如，已开通域名为 example.com，发起成员的账号邮箱为 alice@example.com，符合条件的签署通知将使用该邮箱作为发件地址。若账号邮箱为 alice@team.example.com，则无法匹配。

五、注意事项

• 本功能适用于首次签署通知和催签通知。完成、退信、过期、撤销等其他通知仍使用平台发件地址。
• 发件地址取发起成员的账号邮箱，不支持另行填写任意邮箱；邮件显示名仍为“发起方名称 via Nota Sign”。
• 域名未开通、发起空间未启用或专业版权益已到期时，签署通知将使用平台发件地址发送。
• 签署通知的回复地址为发起成员的账号邮箱，即使发件地址回退到平台地址，回复地址也保持不变。
• 如需停用，可关闭对应工作空间的开关。已发出的邮件不受影响，后续通知按发送时的配置处理。