自訂收件人電郵語言和內容

自訂收件人電郵語言和內容

發送信封時，您可以為指定收件人選擇語言，並分別設定電郵標題和正文。此功能適用於 Nota Sign 網頁版的普通空間和 GxP 空間，需要訂閱專業版。

一、在發送設定中啟用功能

1. 登入 Nota Sign 工作台，點擊〖管理〗→〖發送設定〗。
2. 普通空間在〖進階設定〗中配置，GxP 空間在〖收件人設定〗中配置。
3. 根據需要開啟〖發信時支援指定收件人語言〗或〖發信時支援自訂收件人電郵標題和正文〗，點擊〖儲存〗。兩個選項預設關閉，可分別開啟。開啟後，收件人的〖進階設定〗中將顯示對應的設定項目。

二、在發起信封時設定

1. 在信封建立頁面新增收件人，並開啟該收件人的〖進階設定〗。

1. 在〖語言〗中選擇該收件人使用的語言。此設定適用於系統通知文字和簽署操作介面。
2. 在〖電郵標題與正文〗中填寫該收件人的〖電郵標題〗和〖電郵正文〗。標題最多 100 個字元，正文最多 10,000 個字元。

1. 如需為其他收件人單獨設定，請在對應的收件人卡片中重複操作。完成後，點擊〖下一步〗，配置簽署控制項並發送信封。

簽署人、審批人和查看人支援此設定。副本收件人沿用信封層級的內容。電子印章和印尼電子印花稅參與方不支援單獨設定。

注意 自訂電郵標題和正文僅在收件人啟用電郵通知時生效，適用於簽署邀請及催簽電郵。系統按您輸入的原文發送。請直接輸入相應語言的標題和正文。信封清單、詳情、簽署頁面和審計報告繼續使用信封主旨和備註。

三、設定前後的電郵效果示例

1. 未設定收件人語言和電郵內容

未單獨設定電郵標題和正文時，系統分別沿用信封主旨和備註。僅填寫電郵標題時，電郵正文仍使用信封備註。

未指定收件人語言時，系統按以下規則顯示通知文字和簽署操作介面。

以下示例使用英文操作介面，收件人的預設電郵語言為英文。在〖信封設定〗中填寫以下資訊，並將收件人的語言、電郵標題和正文留空。

發送後，收件人收到的電郵中，系統提示和〖View Document〗按鈕使用英文。電郵中的標題和正文分別顯示信封主旨和備註。

2. 為收件人設定語言和電郵內容

如需為該收件人單獨設定，在收件人卡片中點擊〖自訂〗→〖進階設定〗，填寫以下內容。

本例繼續使用原有的信封主旨「Example file」和備註「Please review and complete this document」。

發送後，該收件人收到的電郵將顯示自訂標題和正文。系統提示、〖查看文档〗按鈕及安全提示使用簡體中文。

注意 〖語言〗僅控制系統通知文字和簽署操作介面的語言。您填寫的電郵標題和正文按原文顯示，因此本例中的兩段英文內容仍以英文呈現。

四、在範本和批量發送中設定

• 範本和批量發送範本。 建立範本時，可在角色設定中配置語言、電郵標題和正文。設定隨角色儲存，使用範本建立信封時會套用至對應角色。若發送設定中的對應選項已關閉，範本仍保留已儲存的設定，新建信封會略過該項設定。
• 批量發送。 在批量發送任務中按角色設定語言、電郵標題和正文。同一角色下的收件人使用同一份設定。批量發送清單暫不支援逐行設定這三項內容。

五、更正已發送信封中的設定

在信封操作列進入更正流程後，您可以修改尚未完成簽署的收件人的語言、電郵標題和正文。

已完成簽署的收件人無法修改。已發送的電郵保留發送時的內容，後續通知和催簽電郵使用最新儲存的設定。

六、關閉功能後如何處理已有草稿

如果草稿中已設定收件人語言或自訂電郵內容，之後在〖發送設定〗中關閉了對應功能，草稿仍會保留這些內容，但相關設定入口將隱藏，且無法進入下一步。

請先在〖發送設定〗中重新開啟對應功能，再返回草稿繼續操作。