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发送信封

视频教程:

在电脑端发起签署

  1. 登录Nota Sign工作台,在【签署】-【发起】中,选择【发起信封】;

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第一步:上传文件

  1. 点击或拖动上传需要签署的文档。

  2. 支持上传多个文件,单个信封最大支持 100MB,支持多种常见的文档格式(如PDF、Word等)。

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第二步:设置收件人信息

添加收件人

1.输入收件人的【姓名】和【电子邮箱】,系统将在签署流程开始后自动发送邮件通知。

2.点击左下角【添加收件人】按钮新增多个收件人。

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3.在收件人信息下方,找到选择签名类型选项 。

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4.在列表中指定收件人签名类型为电子签名或数字签名,在发送信封菜单中,此处增加第五点:如该收件人需使用IAM Smart、iD-One、或豸信CA签署,此处均选择数字签名。

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注意:如果您的工作空间未购买任何数字签名用量,系统将仅显示【电子签名】选项 。

可选功能设置:

设置短信通知:为收件人开启短信提醒(该功能需要购买国际短信用量)

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设置访问码: 启用后,收件人需输入您提供的访问码以查看文档,增强安全性。

操作步骤:

  1. 点击右上角【自定义】-【添加身份核验】-【访问码】;

  2. 在输入框内按要求设置访问码;

  3. 点击输入框内的复制按钮,复制访问码到剪切板分享给收件人。

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顺序签署: 适用于多个收件人按顺序完成签署的场景

发起成功后,需要由第一个收件人签署完后,第二个收件人才能签署

操作步骤:

  1. 勾选左上角【顺序签署】;

  2. 设置多个收件人后,可拖动左侧控件调整签署顺序;

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第三步:设置信封

操作步骤:

  1. 填写信封主题:将作为发送邮件的标题,默认使用上传文件名;

  2. 截止日期:设置签署截止时间,默认90天内完成,过期后无法签署。

  3. 自定义提醒频率:在信封发出后,每隔指定天数自动向尚未完成签署的收件人发送签署提醒。

在普通签署场景中:所有未签署的收件人均按设定频率收到提醒。

在顺序签署场景中

仅当前待签署的收件人会收到提醒;

已完成签署的收件人不会再收到任何提醒;

后续轮次的收件人需等待前序签署完成后,才会在轮到其时开始接收提醒。

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其他设置:

添加备注: 将在信封详情页中显示,便于补充说明;

添加抄送人: 添加需知晓流程进展的人员,签署完成后将收到通知邮件并可查看文档内容

  1. 点击页面底部【下一步】进入控件设置界面。

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第四步:设置签署控件

签署设置页面主要用于设置控件;其中区分:

  1. 收件人设置:可选择不同的收件人分别进行控件设置;

  2. 控件设置面板:可对收件人设置必要填写的控件、盖章的位置;

Nota Sign 提供的控件类型有两种:

  • 签署控件:签名、图章、签署日期;

  • 填写控件:文本、复选框、图片、附件;

-对于包含填写与签署双重任务的收件人,仅需一次提交即可完成该节点的全部内容。请在提交前核对所有必填字段,确保签署流程顺利推进。-

点击控件后,可在右侧配置属性:

  • 所属收件人:指定谁需填写此控件;

  • 是否必填:设置是否强制填写;

  • 控件名称:便于识别控件内容;

  • 使用提示:设置引导性说明文字;

  • 默认内容:设置预填文本内容;

  • 字体样式:支持加粗、斜体、下划线;

  • 字体类型与大小:支持多种字体与字号(12px–28px)。

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  1. 文档正文预览区:提供上传的文档预览,并可对其设置对应的控件;

  2. 文档列表导航区:可浏览并快速导航到相应文档

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操作步骤:

  1. 选择收件人
  • 在页面左上角切换不同收件人

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系统会根据您在上一步选择的“签名类型”自动显示可用控件。

  1. 设置收件人控件
  • 从左侧控件面板中选择控件;

  • 拖动至文档正文区域中相应位置。

1)若签署方被指定为电子签名,则只能放置电子签名类控件。

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2)若签署方被指定为数字签名,则只能放置数字签名类控件。

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第五步:发送签署邀请

完成控件设置后,点击页面右上角【发送】即可发送信封。

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收件人将收到系统发送的签署邮件或短信,点击链接即可进入文档进行签署。

- 一旦成功发送,将扣除一个信封用量。-